В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования и подготовки к передаче документов на государственное хранение в организации создается АРХИВ.
В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.
Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных законодательством.
В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:
- архив управленческой документации
- научно-технический архив
- аудиовизуальный архив
- архив документации на электронных носителях.
Основными задачами архива организации являются:
- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
- учет и обеспечение сохранности документов
- создание научно-справочного аппарата к документам архива
- использование хранящихся в архиве документов
- подготовка и передача документов на государственное хранение.
В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
- ведет списки структурных подразделений организации – источников комплектования архива
- принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации
- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов
- создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива
- организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам граждан, ведет учет и анализ использования
- проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на государственное хранение
- осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации
- организует работу по составлению номенклатуры дел организации
- оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами
- участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и делопроизводству.
Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:
- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов
- утрату и несанкционированное уничтожение документов
- необоснованный отказ в приеме на хранение документов при ликвидации организации или изменении форм собственности
- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.